Marcos Antonio Lima de Oliveira
Certified Quality Engineer - ASQ/USA
Diretor da Qualitas
A ISO 9000 é um exemplo de norma bem sucedida. Estima-se que mais de 200.000 empresas em todo o mundo já a adotaram. No Brasil este número chega a 3.100 empresas. Apesar de ser o 22. País do mundo em número de certificados, o Brasil é o 6. em taxa de crescimento anual. Para os próximos anos prevê-se que o Brasil esteja em uma posição melhor, compatível com o tamanho da economia brasileira.
Uma das áreas das empresas em que o impacto da implantação das normas foi maior foi a área de treinamento. Vamos comentar separadamente o impacto nas grandes empresas e nas pequenas e médias.
A maioria das grandes empresas já tinham planos anuais de treinamento antes da implantação das normas da série ISO 9000. A introdução da ISO 9000 veio sistematizar e eliminar algumas deficiências que o sistema apresentava.
O maior impacto ocorreu com a adoção obrigatória do Levantamento de Necessidades de Treinamento ( L.N.T.). Anteriormente esta metodologia não era executada ou era de forma inadequada. O que se via com muita freqüência nas empresas era a seleção de treinamento pelo método do cardápio. A área de treinamento circulava pelos diversos órgãos das empresas os programas de treinamento das entidades. Os funcionários selecionavam os cursos que julgavam mais adequados e preenchiam um formulário. Com este método o treinamento era escolhido de acordo com a conveniência e interesse do funcionário. Isso era uma grande fonte de desperdício pois muitos dos treinamentos feitos não tinham uma aplicação prática depois. Quem trabalhou em grande empresa pode revisar a lista dos cursos feitos e verificar quantos tiveram utilidade depois.
A metodologia do L.N.T. obriga que a chefia do funcionário faça uma avaliação do seu desempenho, identificando falhas que precisam ser corrigidas em função do impacto que elas têm na qualidade do produto ou serviço prestado pela empresa. Algumas grandes empresas têm uma metodologia de avaliação formal de desempenho, o que vem facilitar bastante a elaboração do L.N.T. Nas empresas que não usam essa metodologia, a elaboração do L.N.T. é uma oportunidade da chefia fazer uma avaliação do desempenho dos seus funcionários. Normalmente as empresas fazem o L.N.T uma vez por ano, para gerar o Plano Anual de Treinamento ( P.A.T. ).
A exigência da ISO 9000 fez com que a elaboração do L.N.T. entrasse no cronograma de planejamento da empresa. Antes, o L.N.T. era feito quando a área de recursos humanos tinha disponibilidade. Com isso, era muito comum as empresas reservarem um prazo muito curto para a sua elaboração, o que comprometia a qualidade do levantamento. Isso provocava atraso na aprovação e no início da implantação do Plano de Treinamento, o que muitas vezes ocorria já próximo do final do primeiro semestre.
Apesar de não ser exigência da norma, muitas empresas incluem a aprovação do Plano de Treinamento dentro das reuniões do Comitê da Qualidade, o que gera um maior compromisso da Diretoria da empresa em prover os recursos necessários e um compromisso das gerências em liberar os funcionários para as atividades de treinamento. A falta dessa liberação era um dos problemas enfrentados pelas áreas de recursos humanos das empresas. Outra prática que vem sendo adotada é a análise dos indicadores de treinamento pelo Comitê da Qualidade. Recomenda-se que todas as empresas adotem o mesmo indicador: número de horas de treinamentos realizados dividido pelo número de horas trabalhadas.
Na maioria das empresas era muito comum o plano de treinamento Ter a sua verba cortada no meio do programa em função de qualquer dificuldade financeira que a empresa viesse a Ter. Com a ISO 9000, os dirigentes passaram a pensar duas vezes antes de tomar esta decisão.
A indústria automobilística norte-americana criou uma norma mais exigente que a ISO 9000 e está exigindo que seus fornecedores a adotem. É a norma QS-9000. Esta norma procurou cobrir algumas deficiências apontadas nas normas ISO 9000. De acordo com a QS-9000, o assunto treinamento passa a ser considerado estratégico. Com isso, ele passa a ser obrigatoriamente analisado nas reuniões do Comitê da Qualidade.
Mas é nas pequenas e médias empresas que o requisito 4.18 da ISO 9000 está provocando uma verdadeira revolução. Nesse tipo de empresas, normalmente a atividade de treinamento não existia de forma sistematizada. Normalmente essas empresas não têm um setor de recursos humanos, têm apenas um setor de pessoal. Treinamento só era feito de forma esporádica, não planejada. Treinamento ainda é visto como um custo adicional. Como as pequenas e médias empresas trabalham com margens de lucro muito apertadas, nunca houve uma preocupação com isso.
A norma ISO 9000 exige que os funcionários sejam treinados para que eles possam desempenhar bem suas atividades. Nas auditorias de certificação esse é um ponto bastante exigido pela entidades certificadoras, o que geralmente gera não conformidades nessas auditorias.
Em pesquisa realizada há um ano, constatou-se que 60 % das empresas certificadas no Brasil são de pequeno e médio porte. Portanto temos cerca de 1800 empresas que passaram a Ter um plano anual de treinamento aprovado, com uma verba específica para isso.
Outra mudança que a ISO 9000 está provocando, tanto nas grandes como nas pequenas e médias empresas, é que o treinamento interno passou a ser mais praticado. A implantação da ISO 9000 implica na elaboração de uma documentação específica: Manual da Qualidade, Procedimentos da Qualidade e Instruções de Trabalho. Mesmo em pequenas empresas, isso representa um mínimo de 50 documentos. A ISO 9000 exige que todos os funcionários afetados por esses documentos sejam treinados. Isso é feito através de treinamento interno, onde o instrutor normalmente é o próprio supervisor. Após esses treinamentos, os supervisores ficam mais a vontade para ministrar outros treinamentos de caráter técnico, o que é bastante positivo para a organização.
Recomendamos às empresas que já implantaram o sistema de qualidade de acordo com a ISO 9000 ou que estão em fase de implantação, que utilizem as recomendações da QS-9000 tratando o treinamento como item estratégico. Na prática isso significa que o Plano de Treinamento passe a ser aprovado pelo Comitê da Qualidade e que os indicadores de treinamento sejam analisados em todas as reuniões desse comitê. Recomendamos também que as empresas orientem seus supervisores para que o L.N.T. seja elaborado ao longo do ano todo. Ou seja, as observações quanto ao desempenho dos funcionários devem ser anotadas à medida que elas ocorram, de forma que a elaboração do L.N.T será feita naturalmente.
Certified Quality Engineer - ASQ/USA
Diretor da Qualitas
A ISO 9000 é um exemplo de norma bem sucedida. Estima-se que mais de 200.000 empresas em todo o mundo já a adotaram. No Brasil este número chega a 3.100 empresas. Apesar de ser o 22. País do mundo em número de certificados, o Brasil é o 6. em taxa de crescimento anual. Para os próximos anos prevê-se que o Brasil esteja em uma posição melhor, compatível com o tamanho da economia brasileira.
Uma das áreas das empresas em que o impacto da implantação das normas foi maior foi a área de treinamento. Vamos comentar separadamente o impacto nas grandes empresas e nas pequenas e médias.
A maioria das grandes empresas já tinham planos anuais de treinamento antes da implantação das normas da série ISO 9000. A introdução da ISO 9000 veio sistematizar e eliminar algumas deficiências que o sistema apresentava.
O maior impacto ocorreu com a adoção obrigatória do Levantamento de Necessidades de Treinamento ( L.N.T.). Anteriormente esta metodologia não era executada ou era de forma inadequada. O que se via com muita freqüência nas empresas era a seleção de treinamento pelo método do cardápio. A área de treinamento circulava pelos diversos órgãos das empresas os programas de treinamento das entidades. Os funcionários selecionavam os cursos que julgavam mais adequados e preenchiam um formulário. Com este método o treinamento era escolhido de acordo com a conveniência e interesse do funcionário. Isso era uma grande fonte de desperdício pois muitos dos treinamentos feitos não tinham uma aplicação prática depois. Quem trabalhou em grande empresa pode revisar a lista dos cursos feitos e verificar quantos tiveram utilidade depois.
A metodologia do L.N.T. obriga que a chefia do funcionário faça uma avaliação do seu desempenho, identificando falhas que precisam ser corrigidas em função do impacto que elas têm na qualidade do produto ou serviço prestado pela empresa. Algumas grandes empresas têm uma metodologia de avaliação formal de desempenho, o que vem facilitar bastante a elaboração do L.N.T. Nas empresas que não usam essa metodologia, a elaboração do L.N.T. é uma oportunidade da chefia fazer uma avaliação do desempenho dos seus funcionários. Normalmente as empresas fazem o L.N.T uma vez por ano, para gerar o Plano Anual de Treinamento ( P.A.T. ).
A exigência da ISO 9000 fez com que a elaboração do L.N.T. entrasse no cronograma de planejamento da empresa. Antes, o L.N.T. era feito quando a área de recursos humanos tinha disponibilidade. Com isso, era muito comum as empresas reservarem um prazo muito curto para a sua elaboração, o que comprometia a qualidade do levantamento. Isso provocava atraso na aprovação e no início da implantação do Plano de Treinamento, o que muitas vezes ocorria já próximo do final do primeiro semestre.
Apesar de não ser exigência da norma, muitas empresas incluem a aprovação do Plano de Treinamento dentro das reuniões do Comitê da Qualidade, o que gera um maior compromisso da Diretoria da empresa em prover os recursos necessários e um compromisso das gerências em liberar os funcionários para as atividades de treinamento. A falta dessa liberação era um dos problemas enfrentados pelas áreas de recursos humanos das empresas. Outra prática que vem sendo adotada é a análise dos indicadores de treinamento pelo Comitê da Qualidade. Recomenda-se que todas as empresas adotem o mesmo indicador: número de horas de treinamentos realizados dividido pelo número de horas trabalhadas.
Na maioria das empresas era muito comum o plano de treinamento Ter a sua verba cortada no meio do programa em função de qualquer dificuldade financeira que a empresa viesse a Ter. Com a ISO 9000, os dirigentes passaram a pensar duas vezes antes de tomar esta decisão.
A indústria automobilística norte-americana criou uma norma mais exigente que a ISO 9000 e está exigindo que seus fornecedores a adotem. É a norma QS-9000. Esta norma procurou cobrir algumas deficiências apontadas nas normas ISO 9000. De acordo com a QS-9000, o assunto treinamento passa a ser considerado estratégico. Com isso, ele passa a ser obrigatoriamente analisado nas reuniões do Comitê da Qualidade.
Mas é nas pequenas e médias empresas que o requisito 4.18 da ISO 9000 está provocando uma verdadeira revolução. Nesse tipo de empresas, normalmente a atividade de treinamento não existia de forma sistematizada. Normalmente essas empresas não têm um setor de recursos humanos, têm apenas um setor de pessoal. Treinamento só era feito de forma esporádica, não planejada. Treinamento ainda é visto como um custo adicional. Como as pequenas e médias empresas trabalham com margens de lucro muito apertadas, nunca houve uma preocupação com isso.
A norma ISO 9000 exige que os funcionários sejam treinados para que eles possam desempenhar bem suas atividades. Nas auditorias de certificação esse é um ponto bastante exigido pela entidades certificadoras, o que geralmente gera não conformidades nessas auditorias.
Em pesquisa realizada há um ano, constatou-se que 60 % das empresas certificadas no Brasil são de pequeno e médio porte. Portanto temos cerca de 1800 empresas que passaram a Ter um plano anual de treinamento aprovado, com uma verba específica para isso.
Outra mudança que a ISO 9000 está provocando, tanto nas grandes como nas pequenas e médias empresas, é que o treinamento interno passou a ser mais praticado. A implantação da ISO 9000 implica na elaboração de uma documentação específica: Manual da Qualidade, Procedimentos da Qualidade e Instruções de Trabalho. Mesmo em pequenas empresas, isso representa um mínimo de 50 documentos. A ISO 9000 exige que todos os funcionários afetados por esses documentos sejam treinados. Isso é feito através de treinamento interno, onde o instrutor normalmente é o próprio supervisor. Após esses treinamentos, os supervisores ficam mais a vontade para ministrar outros treinamentos de caráter técnico, o que é bastante positivo para a organização.
Recomendamos às empresas que já implantaram o sistema de qualidade de acordo com a ISO 9000 ou que estão em fase de implantação, que utilizem as recomendações da QS-9000 tratando o treinamento como item estratégico. Na prática isso significa que o Plano de Treinamento passe a ser aprovado pelo Comitê da Qualidade e que os indicadores de treinamento sejam analisados em todas as reuniões desse comitê. Recomendamos também que as empresas orientem seus supervisores para que o L.N.T. seja elaborado ao longo do ano todo. Ou seja, as observações quanto ao desempenho dos funcionários devem ser anotadas à medida que elas ocorram, de forma que a elaboração do L.N.T será feita naturalmente.
